Persondatapolitik

Senest opdateret: 15. september 2026

Denne persondatapolitik forklarer, hvordan Dataspecialisten behandler personoplysninger om besøgende på hjemmesiden, kontaktpersoner hos kunder og leverandører samt personer, der henvender sig til os.

1. Hvem er dataansvarlig?

Dataspecialisten er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, der sker til vores egne formål, blandt andet i forbindelse med hjemmesiden, kundehenvendelser, tilbud, administration og fakturering.

Dataspecialisten
CVR-nr. 25252985
Idrætsvej 17
4532 Gislinge
Danmark
Telefon: +45 2330 8303
Mail: jacob@dataspecialisten.dk

Dataspecialisten har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver. Spørgsmål om personoplysninger kan rettes direkte til ovenstående kontaktoplysninger.

2. Når vi er databehandler

Ved levering af IT-drift, support, hosting, cloud, sikkerhed, backup og andre tekniske ydelser kan Dataspecialisten få adgang til personoplysninger, som en kunde er dataansvarlig for. I disse situationer behandler vi oplysningerne som databehandler efter kundens dokumenterede instrukser og den indgåede databehandleraftale.

Kundens egen persondatapolitik beskriver den behandling, som kunden er dataansvarlig for. Dataspecialisten hjælper kunden med at opfylde relevante forpligtelser i det omfang, det følger af databehandleraftalen og databeskyttelsesreglerne.

3. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Vi behandler kun oplysninger, som er relevante og nødvendige for det konkrete formål. Det kan omfatte:

• Navn, stilling, virksomhed, adresse, telefonnummer og mailadresse.
• Indholdet af henvendelser, korrespondance, tilbud og aftaler.
• Oplysninger om leverede produkter, licenser, abonnementer og serviceydelser.
• Faktureringsoplysninger, betalingsstatus og øvrigt regnskabsmateriale.
• Supporthistorik, sagsnotater og tekniske oplysninger om udstyr og systemer.
• IP-adresse, tidspunkt, browser, enhed og tekniske logoplysninger ved brug af hjemmesiden og vores systemer.
• Nødvendige brugeroplysninger og adgangsoplysninger, når det er aftalt som led i en teknisk ydelse.

Vi beder ikke om følsomme personoplysninger eller CPR-nummer via hjemmesidens kontaktformular. Send derfor ikke sådanne oplysninger i en almindelig mail eller formular, medmindre vi udtrykkeligt har aftalt en sikker fremgangsmåde.

4. Formål og retsgrundlag

Vi behandler personoplysninger til følgende formål:

• Henvendelser og tilbud: For at besvare spørgsmål, afklare behov og udarbejde tilbud. Grundlaget er vores legitime interesse i at kommunikere med potentielle kunder og samarbejdspartnere, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
• Kundeaftaler og levering: For at indgå og opfylde aftaler om produkter og ydelser. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra b, når den registrerede selv er aftalepart. For kontaktpersoner hos erhvervskunder er grundlaget vores legitime interesse i at administrere kundeforholdet, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.
• Support, drift og sikkerhed: For at levere support, dokumentere sagsforløb, forebygge misbrug og beskytte systemer og data. Grundlaget er opfyldelse af aftalen eller vores legitime interesse i stabil og sikker drift, jf. artikel 6, stk. 1, litra b eller f.
• Fakturering og bogføring: For at administrere betalinger og opfylde krav i bogføringslovgivningen. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra c.
• Retskrav: For at dokumentere aftaler og fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav. Grundlaget er vores legitime interesse, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Hvis vi undtagelsesvist baserer en behandling på samtykke, kan samtykket til enhver tid trækkes tilbage. En tilbagekaldelse påvirker ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted før tilbagekaldelsen.

5. Hvor får vi oplysningerne fra?

Vi modtager hovedsageligt oplysninger direkte fra dig eller fra den virksomhed, du repræsenterer. Vi kan også modtage relevante kontaktoplysninger fra kolleger hos kunden, samarbejdspartnere, leverandører, offentlige registre og offentligt tilgængelige erhvervskilder.

6. Hvem deler vi oplysninger med?

Vi kan dele oplysninger med leverandører, der hjælper os med blandt andet hosting, mail, cloudtjenester, licensadministration, regnskab, backup, sikkerhed, fjernsupport og teknisk drift. Leverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne, må kun behandle oplysningerne efter vores instrukser og er omfattet af relevante databehandleraftaler.

Oplysninger kan desuden deles med producenter, distributører, domæneregistre og andre selvstændigt dataansvarlige, når det er nødvendigt for at levere en bestilt ydelse. Vi kan også videregive oplysninger, når lovgivningen kræver det, eller når det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.

7. Overførsel til lande uden for EU og EØS

Nogle leverandører kan behandle oplysninger i lande uden for EU og EØS. En sådan overførsel sker kun på et gyldigt overførselsgrundlag. Det kan være en afgørelse fra EU-Kommissionen om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Vi anvender supplerende sikkerhedsforanstaltninger, når det er nødvendigt.

Du kan kontakte os, hvis du ønsker nærmere oplysninger om overførselsgrundlaget i en konkret behandling.

8. Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?

Vi opbevarer ikke personoplysninger længere end nødvendigt. De almindelige slettefrister er:

• Henvendelser, der ikke fører til et kundeforhold, slettes som udgangspunkt senest 12 måneder efter, at dialogen er afsluttet.
• Kundeoplysninger, aftaler, korrespondance og supportdokumentation opbevares under kundeforholdet og som udgangspunkt i op til 3 år efter dets ophør, medmindre konkrete forhold kræver kortere eller længere opbevaring.
• Regnskabsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, i overensstemmelse med bogføringsloven.
• Tekniske sikkerhedslogfiler opbevares som udgangspunkt i op til 12 måneder. Oplysninger om en konkret sikkerhedshændelse kan opbevares længere, hvis det er nødvendigt for undersøgelse og dokumentation.
• Oplysninger i sikkerhedskopier slettes løbende, når sikkerhedskopierne overskrives efter den gældende backupcyklus.

Hvis der opstår en tvist, eller hvis lovgivningen kræver længere opbevaring, kan relevante oplysninger opbevares, indtil sagen er endeligt afsluttet og eventuelle lovpligtige frister er udløbet.

9. Sikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Det omfatter efter behov adgangsstyring, flerfaktorgodkendelse, kryptering, backup, logning, opdatering, beskyttelse af enheder og begrænsning af adgang efter arbejdsbetinget behov.

Ingen overførsel eller opbevaring kan gøres helt risikofri. Hvis du bliver opmærksom på en mulig sikkerhedshændelse, beder vi dig kontakte os hurtigst muligt.

10. Dine rettigheder

Afhængigt af omstændighederne har du ret til:

• At få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig.
• At få urigtige eller ufuldstændige oplysninger rettet.
• At få oplysninger slettet, når betingelserne er opfyldt.
• At få behandlingen begrænset.
• At gøre indsigelse mod behandling, der bygger på en legitim interesse.
• At modtage oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, når retten til dataportabilitet gælder.
• At trække et samtykke tilbage, hvis en behandling er baseret på samtykke.

Rettighederne er ikke absolutte. Lovgivning, hensynet til andre personer eller vores dokumentationspligt kan betyde, at en anmodning ikke kan imødekommes fuldt ud. Vi svarer uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt senest en måned efter modtagelsen. Vi kan bede om nødvendige oplysninger for at bekræfte din identitet.

Dataspecialisten anvender ikke oplysninger om dig til automatiske afgørelser eller profilering, der har retsvirkning eller på tilsvarende måde påvirker dig væsentligt.

11. Hjemmeside, cookies og kontaktformular

Hjemmesiden anvender teknisk nødvendige funktioner og kan registrere almindelige serverlogoplysninger for at levere siden, beskytte den mod misbrug og fejlfinde. Hvis du bruger kontaktformularen, behandler vi de oplysninger, du selv indtaster, for at besvare din henvendelse.

Hjemmesiden anvender som udgangspunkt kun teknisk nødvendige cookies. Hvis vi aktiverer statistik, markedsføring eller andre ikke nødvendige teknologier, vil vi indhente samtykke, hvor reglerne kræver det, og opdatere informationen på hjemmesiden.

12. Klage

Du er velkommen til først at kontakte os, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger. Du har også ret til at klage til Datatilsynet. Kontaktoplysninger og vejledning findes på datatilsynet.dk.

13. Databehandleraftale

Når Dataspecialisten behandler personoplysninger på vegne af en kunde, indgår vi en databehandleraftale, der beskriver behandlingen, sikkerheden, brugen af underdatabehandlere og parternes rettigheder og forpligtelser. Den nuværende standardskabelon kan hentes her: Databehandleraftale som PDF.

14. Ændringer

Vi opdaterer persondatapolitikken, når vores behandling, leverandører, tjenester eller reglerne ændrer sig. Den seneste version vil altid være tilgængelig på denne side.